每年的九月，大多数选择来年秋季读研的学生就开始纷纷准备自己的申请材料了，而文书写作是其中的一个重要环节。我们在申请时究竟该如何准备自己的文书资料？这些资料在写作时又需要注意和避免哪些问题？
英国研究生院要求申请的学生提供的基本文书材料包括：个人陈述、推荐信和个人简历，英联邦国家一般都是要求两封推荐信。当然对于个别艺术类专业的申请者，还包括对作品集的一个说明和学习计划。
从某种意义上说，申请文书就像是申请者的替身，代替申请者本人在国外大学录取委员会面前陈述他的现有成绩、学术水平以及职业目标等等。因此，申请文书的好坏对于申请者来说就显得至关重要。不管申请人的语言成绩多么优秀，职业发展目标多么明晰，各方面的综合素质有多么高，如果他提供的文书语言拙劣、言之无物，那么他的申请结果一定不容乐观。
个人陈述——抓住亮点，避免公式化
个人陈述(PERSONAL STATEMENT)是在申请过程中按照学校的要求来写的一篇有关申请者背景、学术研究能力以及职业目标的文章。一篇成功的个人陈述一定要有重点，有内容，根据学校和专业的要求来写，要充分地展示出申请者的优势，以便能够抓住录取委员会的注意力。
然而，一般人在写作过程中经常会出现很多问题，最明显的就是过于公式化，在这里列举了几种常见的公式化写作的错误：
首先，就是在开头引用名言，这也是大多数申请者最容易采用的一种形式。其实，引用名言本身无可非议，如果申请者引用的名言能够恰当地反映自己的人生态度，并且能够让对方感觉眼前一亮，那么这个名言一定会为个人陈述增色不少。但是，绝大多数申请者经常就只会引用常见的几个名言，比如“God helps those who help themselves”等等。当这句话已经在对方眼前出现无数遍，他看到你再这样写时一定非常反感。
第二，就是在个人陈述里介绍自己的基本情况。这些信息已经在简历中出现过，没有必要重复，更没有必要把有限的篇幅浪费在这个上面。
第三，强调自己专业的重要性。那些教授对这些专业的重要性当然比你还要了熟于心，这样做甚至会让人感觉是在班门弄斧。
第四，解释自己TOEFL或者GRE成绩低的原因。我们不必对自己的成绩做任何解释，对方更不希望看到申请者只会为自己的过错寻找借口。
针对以上问题，留学专家提出了以下建议：
第一，个人陈述一定要追求深度，不要面面俱到，像是在记流水账，而要把主要的精力投入在一两个主题或经历上。
第二，一定要突出自己的亮点，选择那些别人不可能有的个性和经历，即你自己所有，而别人没有的，要让评委看到你与别人的不同之处，尤其是你的特长、特殊的经历、经验等。
此外，最好不要不顾学校要求随意寄出许多其他材料，不要采用怪异的风格或包装，更不能写错校名、系名、专业名甚或自己的名字；写完之后还要请别人为你修改语法、标点、用词和风格等。
总而言之，每一篇成功的PS都是个性化的文书，它绝对不会把申请人所有的经历和优点展现出来，也肯定不是大而全的文书，而只会选取申请者的一个方面，一个亮点来展开描述。
推荐信——公允客观，突出事例
推荐信在留学申请过程中也起着重要的作用，它是以权威的身份来证明申请者的能力及其优势。
推荐信主要包括以下内容：一是认识被推荐者的时间，也就是何时开始认识，或认识了多久；二是认识程度，就是与被推荐者是偶尔见面还是关系密切。三是与被推荐人的关系，是师生关系还是上、下级领导关系等。四是被推荐人在学习、生活以及课堂内外的表现。一般学校会要求两封推荐信，最好选择对你比较熟悉的、不同方面的推荐人，他们可以从对你的学习成绩、学习精神、组织能力、领导能力及个性等各个方面进行推荐。
推荐信的写作也容易出现以下误区：
首先，用尽所有赞美人的形容词来称赞申请者，但是却没有一个具体的例子来证明。
第二，过分夸大申请者。其实学生只是去国外求学的，如果把他写成一个天才式的人物只能让对方产生不真实之感，所以在推荐信里可以适当提一些学生需要改进的地方。
第三，选择一些专业名人然而却对自己无任何了解的教授来写推荐信，这样容易使对方产生怀疑。
第四，推荐信的内容雷同，观点相近。
针对上述问题，留学专家建议：
一是要选择最了解你的老师。其实，对于推荐人的选择，没有必要非要选择什么大牛，关键是他要对你的情况比较了解，这样才是最好的。
二是切忌过度赞美，应该多列举一些具体事例。有的推荐信把被推荐人写成一个天才式的人物，似乎学生比老师还要出色，这就未免使人产生不真实的感觉。还有的推荐信，整篇都是华美赞誉之词，然而却找不到一个具体的事例，这样的推荐信也是毫无说服力的。国外比较看中具体的事例，只有通过这些具体的事例，对方教授才能知道这封推荐信所言非虚。
最后，一定要从不同的角度来突出申请者的优势，要抓住机会用不同推荐信表现被推荐人不同方面的优点和品质，这样才能达到最佳的效果。
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